Politique sur la protection des renseignements personnels de Groupe Fair-Play
Entrée en vigueur : 3 avril 2023.
1. Objet et champ d’application
Dans le cadre de ses activités, Groupe Fair-Play inc. et chacune de ses filiales (« Groupe Fair-Play ») collecte, conserve et utilise des Renseignements concernant ses clients, ses partiaires et/ou son personnel, de même que des Renseignements concernant des personnes œuvrant pour ou avec ses clients et/ou partenaires.
Dans le respect des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (la «Loi») La présente Politique sur la protection des renseignements personnels (la « Politique ») informe les personnes concernées de ses pratiques quant à la collecte, l’utilisation et la communication de leurs renseignements personnels, ainsi que de leurs droits en lien avec leurs renseignements personnels.
La présente Politique s’applique à tous les renseignements personnels collectés par Groupe Fair-Play, quelle que soit la façon dont lesdits renseignements personnels sont reçus ou recueillis.
2. Définition de « renseignement personnel »
Dans la présente Politique, le terme « renseignement personnel » désigne tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
3. Collecte de renseignements personnels
Groupe Fair-Play recueille les renseignements personnels qui sont nécessaires dans le cadre de la gestion de ses relations de travail ou d’affaire avec elles. Groupe Fair-Play peut notamment recueillir les renseignements personnels suivants:
- Identifiants et coordonnées, comme leur nom, leurs adresses courriel et postale, leur numéro de téléphone, les pièces d’identité délivrées par le gouvernement (comme leur numéro d’assurance sociale, les informations relatives à leur visa et à leur passeport), leur permis de travail/séjour.
- Renseignements démographiques, comme leur date de naissance, leur genre, leur citoyenneté ou leurs renseignements médicaux. Dans certains cas, Groupe Fair-Play peut recueillir des renseignements démographiques en lien avec un programme d’équité, de diversité et d’inclusion, sur une base volontaire (comme l’origine ethnique, l’orientation sexuelle, etc.).
- Renseignements professionnels ou liés à l’emploi, comme le titre et l’historique de rémunération, l’horaire de travail et le statut professionnel, l’expérience professionnelle, les études, les permis et les autres titres, les renseignements sur les prestations et les congés, les renseignements relatifs à tout problème ou litige pouvant survenir, les rapports et les évaluations de rendement, les résultats de tests psychométriques, les dossiers disciplinaires, la date de cessation d’emploi et les motifs (volontaires ou involontaires et détails) de la cessation d’emploi.
- Renseignements financiers, comme ceux fournis par les personnes œuvrant pour Groupe Fair-Play à des fins de gestion de la paie (institution financière et numéro de compte bancaire) et les renseignements nécessaires à la délivrance des formulaires fiscaux.
- Renseignements sur leurs contacts en cas d’urgence, comme leurs noms, leurs coordonnées et la nature de leur relation avec eux.
- Renseignements que Groupe Fair-Play recueille sur l’utilisation faite de l’internet, de ses réseaux, de ses appareils et de ses locaux, tels les adresses IP et l’identifiant des appareils (par exemple, si la personne se connecte au réseau Wi-Fi de Groupe Fair-Play). Groupe Fair-Play peut recueillir des renseignements sur l’utilisation que les personnes font de leur compte de courriel de travail, de l’internet, des ordinateurs, des téléphones et des autres appareils de Groupe Fair-Play auxquels ils ont accès dans le cadre de leur travail, et de leur appareil personnel utilisé dans le cadre de leur emploi. Groupe Fair-Play peut également recueillir des images vidéo et des photos par le biais de caméras vidéo en circuit fermé.
- D’autres renseignements, comme ceux qu’ils peuvent fournir par l’intermédiaire du système de gestion de la paie.
4. Conservation et destruction des renseignements personnels
Groupe Fair-Play prend des mesures et des mécanismes de contrôle appropriés pour protéger les renseignements personnels. Ces mesures comprennent la restriction de l’accès physique aux bureaux et aux dossiers de Groupe Fair-Play, la restriction de l’accès non autorisé, de la communication, de l’utilisation et de la mauvaise manipulation des renseignements personnels dont Groupe Fair-Play a la garde et le contrôle, le stockage des documents d’archives chez des tiers fiables, dans des locaux sécurisés, l’utilisation de pare-feu, de mots de passe et du chiffrement des fichiers pour les activités en ligne.
L’objectif de Groupe Fair-Play est d’empêcher tout accès non autorisé, toute perte, tout usage abusif, tout partage ou toute modification des renseignements personnels en sa possession. Groupe Fair-Play utilise également ces mesures de protection lorsqu’il supprime ou détruit les renseignements personnels.
Groupe Fair-Play tâche d’assurer la conservation de ses renseignements personnels au Québec ou, lorsque cela n’est pas possible, au Canada. Toutefois, il se peut que les renseignements stockés sur les serveurs des fournisseurs de service de Groupe Fair-Play soient situés à l’extérieur du Canada et peuvent ainsi être assujettis aux lois de ce pays, y compris toute loi permettant aux autorités gouvernementales d’y accéder. Sous réserve de ces lois étrangères, Groupe Fair-Play utilisera au meilleur de ses capacités des mesures contractuelles pour maintenir des protections qui assurent aux renseignements personnels des protections au moins équivalentes à celles qui s’appliquent au Québec.
Groupe Fair-Play conserve les renseignements personnels uniquement pour la durée raisonnablement nécessaire pour la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou tel que permis ou requis par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Une fois qu’ils ne sont plus nécessaires, les renseignements personnels sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
Sont considérées raisonnablement nécessaires, les durées suivantes de conservation des renseignements personnels:
- À perpétuité pour les documents contenant des droits d’utilisation, d’auteur, des droits voisins ou tout autres droits nécessaires à l’exploitation d’une œuvre (par exemple, des contrats d’auteurs, de réalisateurs, d’interprètes, etc.);
- Sept (7) ans suivant la fin du projet pour lequel la personne œuvrait pour Groupe Fair-Play pour les documents fiscaux;
- Trois (3) ans suivant la fin du projet pour lequel la personne œuvrait pour Groupe Fair-Play pour tous les autres renseignements personnels.
5. Utilisation des renseignements personnels
Groupe Fair-Play utilise les renseignements personnels aux fins de la gestion de ses relations de travail, de ses relations d’affaires et à d’autres fins légitimes qui sont détaillées dans la présente Politique, ainsi qu’à d’autres fins permises par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
Par exemple, Groupe Fair-Play peut utiliser les renseignements personnels aux fins suivantes :
- Pour administrer le personnel, y compris vérifier l’identité des personnes œuvrant pour Groupe Fair-Play, gérer les impôts et la sécurité sociale, planifier les horaires et le contrôle des présences et des heures travaillées, mettre en place des coordonnées de contact en cas d’urgence et traiter les demandes de personnes en rapport avec leur travail;
- Pour traiter les avantages sociaux, y compris pour déterminer l’admissibilité des personnes œuvrant pour Groupe Fair-Play et de leurs personnes à charge et bénéficiaires;
- Pour administrer la paie, les indemnités de maladie et les congés;
- Pour évaluer le rendement, y compris pour prendre des décisions concernant les affectations, la formation, la rémunération et les promotions;
- Pour prendre les mesures nécessaires pour protéger la santé et assurer la sécurité et l’intégrité physique et psychique des individus;
- Pour administrer des activités d’affaires internes, comme la mise en œuvre des plans et procédures de reprise après sinistre, de continuité des activités ou d’autres plans et procédures d’urgence similaires; la réalisation d’examens, d’audits et d’enquêtes internes; la création de statistiques et d’outils analytiques à des fins commerciales légitimes (comme l’amélioration des processus commerciaux et la gestion du personnel de Groupe Fair-Play);
- Pour préparer et gérer des demandes de visa de travail;
- Pour respecter les obligations légales et réglementaires, répondre aux exigences de sécurité, et à des fins de gestion des fraudes, y compris les enquêtes internes, le défaut d’exécuter des tâches et la violation du contrat de travail, y compris en surveillant l’utilisation des systèmes de technologies de l’information de Groupe Fair-Play.
En plus des fins décrites ci-dessus, Groupe Fair-Play peut également recueillir les renseignements personnels à toute autre fin, avec leur consentement, lorsque requis par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
Groupe Fair-Play peut seulement mettre à la disposition de personnes œuvrant pour lui, les renseignements personnels d’autres personnes, dans la mesure nécessaire dans le cadre de l’exécution de leur travail. Les personnes œuvrant pour Groupe Fair-Play qui ont accès aux renseignements personnels d’autres personnes doivent s’assurer de prendre des mesures et des mécanismes de contrôle appropriés pour les protéger. Les personnes œuvrant pour Groupe Fair-Play ne pourront pas partager, copier ou utiliser à d’autres fins que dans le cadre de l’exécution de leur travail les renseignements personnels d’autres personnes.
6. Communication des renseignements personnels
Groupe Fair-Play peut également communiquer les renseignements personnels à des tiers à des fins détaillées dans la présente Politique et dans d’autres politiques et avis de Groupe Fair-Play, ou comme le requièrent ou le permettent la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
Par exemple, Groupe Fair-Play peut communiquer les renseignements personnels aux catégories de tiers suivantes :
- Les organismes gouvernementaux qui ont besoin d’y accéder (par exemple, pour répondre à des demandes relatives à l’assurance-emploi, dans le cadre d’une demande de subvention ou d’un programme, etc.).
- Les fournisseurs de services de Groupe Fair-Play lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’un contrat de service qu’il confie à ces fournisseurs. Ces services peuvent inclure : des services d’audit, des services de technologie de l’information, des services d’administration de la paie, des services d’administration des ressources humaines, de fourniture et d’administration des prestations, ou des cabinets de services professionnels comme les cabinets d’avocats ou les cabinets comptables qui fournissent des services professionnels à Groupe Fair-Play. Il est possible que Groupe Fair-Play communique les renseignements personnels à certains de ses fournisseurs de services qui sont situés à l’extérieur du Québec. Groupe Fair-Play conclura un contrat écrit avec tout fournisseur, prévoyant les protections requises pour assurer la protection des renseignements personnels, en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
- À des tiers dans le cadre de vérifications de références ou d’antécédents ou lorsque cela est contractuellement requis par un client de Groupe Fair-Play.
- À des tiers dans le cadre d’une transaction commerciale envisagée ou réalisée (par exemple, un achat/une vente d’entreprise ou d’actifs, une fusion ou une opération de financement) à laquelle Groupe Fair-Play est partie, mais uniquement dans la mesure ou les renseignements personnels sont nécessaires à de telles transactions, auquel cas Groupe Fair-Play se conformera aux exigences légales applicables lors du traitement des renseignements personnels.
- À des tiers, afin de permettre la production d’une œuvre ou son exploitation, et ce, uniquement dans la mesure jugée raisonnable.
De plus, Groupe Fair-Play coopérera avec les organismes chargés de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et se conformera à toute ordonnance d’un tribunal ou à toute loi exigeant la communication de renseignements personnels, sans préavis supplémentaire ni consentement des personnes œuvrant pour Groupe Fair-Play concerné.
7. Exactitude, accès et rectification
Les personnes œuvrant avec Groupe Fair-Play doivent lui fournir des renseignements personnels exacts et complets, et doivent mettre à jour leurs renseignements personnels détenus par Groupe Fair-Play rapidement après toute modification de ces renseignements.
Elles peuvent demander des informations sur leurs renseignements personnels détenus par Groupe Fair-Play, ainsi que l’accès à ces renseignements, et elles peuvent demander que leurs renseignements personnels soient modifiés s’ils sont inexacts ou incomplets, sous réserve de diverses exceptions prévues par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (notamment lorsque l’accès doit être refusé pour protéger d’autres personnes et pour protéger les renseignements privilégiés ou confidentiels de Groupe Fair-Play).
Elle peuvent également demander davantage d’information sur le traitement de leurs renseignements personnels par Groupe Fair-Play, notamment en ce qui concerne les catégories de personnes qui ont accès à leurs renseignements personnels au sein de Groupe Fair-Play ainsi que la période de rétention applicable à leurs renseignements.
Les personnes œuvrant avec Groupe Fair-Play peuvent adresser leurs demandes d’accès ou leurs demandes de rectification de renseignements personnels par écrit à leur gestionnaire ou superviseur. Si elles ne sont pas satisfaites de l’issue de leur demande adressée à leur gestionnaire ou superviseur peuvent soumettre une demande d’accès formelle directement auprès du Responsable de la protection des renseignements personnels.
8. Rôles et responsabilités des membres du personnel tout au long du cycle de vie des renseignements personnels
Toutes les personnes œuvrent avec Groupe Fair-Play qui obtiennent communication de renseignements personnels dans le cadre de l’exécution de leur travail sont responsables de maintenir la confidentialité de ceux-ci dans la mesure prévue par la présente Politique.
Ariane Savard, vice-présidente aux affaires juridiques et corporatives, exerce les fonctions de Responsable de la protection des renseignements personnels au sein de Groupe Fair-Play et est chargée de veiller au respect de Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
9. Plaintes et questions
Les personnes qui estiment que leurs renseignements personnels ont été traités en violation de la présente Politique peuvent soulever la question auprès de leur gestionnaire ou superviseur. Les personnes qui ne sont pas satisfaites de l’issue de leur plainte et de leur question communiquent avec le Responsable de la protection des renseignements personnels.
Tout incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels doit être immédiatement signalé au Responsable de la protection des renseignements personnels. Un incident de confidentialité comprend les situations suivantes :
- L’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel;
- L’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel;
- La communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel;
- La perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.
10. Modifications apportées à la présente Politique
Groupe Fair-Play révise régulièrement ses politiques et procédures, et peut réviser la présente Politique de temps à autre. La présente Politique, telle que révisée de temps à autre, peut être consultée sur le site Internet de Groupe Fair-Play.